Konferens 22-23 oktober 2019

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 1)

Hur ligger vi till med öppna data i Sverige? Drivkrafterna, utmaningar och möjligheter?

Karin Åström Iko, riksarkivarie, Riksarkivet

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 1)

Hur ligger vi till med digitaliseringen i Sverige? Drivkrafter, utmaningar och möjligheter?

Magnus Enzell, ämnesråd, Finansdepartementet

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 1)

Varför skrevs rapporten och hur togs den emot på regeringskansliet?

Ta del av statskontorets rapport här.

Statskontoret har analyserat Riksarkivet. Statskontorets samlade bedömning är att Riksarkivet fullgör sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Riksarkivet och regeringen bör dock hantera ett antal utmaningar som är betydelsefulla för Riksarkivets verksamhet och resultat framöver. Till dessa utmaningar hör att besvara det stora antalet skriftliga förfrågningar som Riksarkivet får. Riksarkivet står också inför en fortsatt storskalig digitalisering av det arkivmaterial de förvarar samt lever med en viss osäkerhet när det gäller antalet framtida leveranser av arkivmaterial från andra myndigheter.

Alexander Bjerner, utredare, Statskontoret

Wallenbergsalen

Svea Hovrätt som fick utmärkelsen Årets registratur 2016 ger oss råd. De berättar om sin verksamhet, ger tips om hur på ett effektivt sätt kan hantera förfrågningar från journalister med flera.

Läs om registratorsyrket på FAI:s webbplats under om oss/registratorsyrket.

Marita Bjelkendal, chef för arkiv och registratur, Svea Hovrätt

Wallenbergsalen

Om kvalitetssäkring och rollfördelning mellan registratur och handläggare

Annika Gattberg och Therese Eriksson, partner/arkivarier, TA arkiv- och informationskonsulter AB

Nordisk utblick i Wenströmsalen (parallellt spår dag 1)

Den nordiska utblicken fokuserar på riksarkivens roll i förhållande till statliga myndigheter, kommuner och regioner samt till den enskilda sektorn. Har Riksarkivet en digital arkivdepå? Vilka problem och framgångar finns? Vad är speciellt för Danmark?

Jan Dalsten Sørensen, chefkonsulent, Indsamling och Bevaring, Rigsarkivet i Danmark

Följ Jan Dalsten Sørensen på Twitter: @jdalsten

Nordisk utblick i Wenströmsalen (parallellt spår dag 1)

Den nordiska utblicken fokuserar på riksarkivens roll i förhållande till statliga myndigheter, kommuner och regioner samt till den enskilda sektorn. Har Riksarkivet en digital arkivdepå? Vilka problem och framgångar finns? I Finland har man beslutat att nyare pappershandlingar, som har digitaliserats kan gallras som en del av leveransprocessen från myndigheter till Riksarkivet.

Veli-Matti Pussinen, direktör, Riksarkivet Finland

Nordisk utblick i Wenströmsalen (parallellt spår dag 1)

Den nordiska utblicken fokuserar på riksarkivens roll i förhållande till statliga myndigheter, kommuner och regioner samt till den enskilda sektorn. Har Riksarkivet en digital arkivdepå? Vilka problem och framgångar finns?. Norge har mångårig erfarenhet av enhetligt strukturerade leveranser från statliga myndigheter och kommuner. Riksarkivet har en styrande funktion även för kommuner. 

Se film med Stian Norli ”Ledelse, medarbeiderskap og kultur for en ny digital hverdag”.

Stian Norli, fagdirektör, Arkivverket i Norge

Arkivredovisning och förvaringsenheter i Rausingrummet (parallellt spår dag 1)

• Hur förvaltar Riksarkivet framtagen FGS?
• Vad ska man tänka på vid upphandling och utveckling av arkivredovisningssystem?

Jan Aspenfjäll, utredare och teknisk rådgivare, Riksarkivet

Arkivredovisning och förvaringsenheter i Rausingrummet (parallellt spår dag 1)

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Tolkning av RA-FS 2008:4 och hur man har identifierat förvaringsenheter i en befintlig organisation. Hur vi har gjort och vad kunde ha gjorts annorlunda?

Lena Elfving Nixon, arkivarie, Polismyndigheten

Lena Elfving Nixon arbetar som it-arkivarie på Polismyndigheten med huvudsaklig inriktning på offentlighets- och sekretessfrågor, polisens forensiska information samt nationell samordning av arkivfrågor inom myndigheten.

Lena har haft huvudansvaret för att ta fram Polismyndighetens arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4, och kommer i sitt framförande särskilt att fokusera på hur förvaringsenheterna har identifierats samt hinder och lösningar under arbetet.

Arkivredovisning och förvaringsenheter i Rausingrummet (parallellt spår dag 1)

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Tolkning av RA-FS 2008:4 och hur man har identifierat förvaringsenheter i en befintlig organisation. Hur har vi gjort och vad kunde ha gjorts annorlunda?

Liv Nyström, arki

varie, Johan Wilén, förvaltningsledare, båda från Arbetsförmedlingen

Vad det innebär att beskriva och redovisa myndighetens verksamhet ur ett processorienterat perspektiv. Hur har vi gjort och vad ligger framför oss?

Johan Wilén arbetar som arkivarie på Arbetsförmedlingen med inriktning på regelverk, utvecklingsarbete och arkivredovisning.

Johan har bland annat varit med om att ta fram en ny klassificeringsstruktur, infört ett nytt arkivredovisningssystem för verksamheten, samt varit med om att ta fram ett egenutvecklat sökverktyg för dokumenthanteringsplaner.

Liv Nyström, arkivarie och förvaltningsledare Arbetsförmedlingen med inriktning på förvaltning och utveckling av systemstöd för diarieföring, dokumenthantering och arkivredovisning.

Liv har bl.a. arbetat med kravställning och införande av system för verksamhetsbaserad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 och implementering av klassificeringsstrukturen i övriga verksamhetssystem.

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 1)

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för strukturering av information; hur ser det ut just nu i Sverige samt utomlands.

Karin Bredenberg, funktionsansvarig för FGS-funktionen, Riksarkivet

Förvaltningsgemensamma Specifikationer (FGS) för strukturering av information är ett koncept som nu spridit sig utanför Sverige gränser. Dagens presentation belyser vad som hänt fram till dags dato här hemma i Sverige med FGS men också vad som sker internationellt med Common Specifikations (CS), Europa motsvarigheten till just FGS. Vad som är på gång i flera internationella standardiseringsgrupper just nu kommer också att kort beskrivas.

Karin Bredenberg, Riksarkivet arbetar som funktionsansvarig för FGS-funktionen vid Riksarkivet och är även medlem i flera av de standardiseringsgrupper som finns för utbytesformat inom det berörda området.

Hennes utbildningsbakgrund består av två ingenjörsutbildningar och hon har arbetat i 11 år med arkivfrågor och standardisering.

Läs mer om om Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS):

FGS-funktionens webbsidor

Wallenbergsalen

• Förändringar som påverkar din verksamhet
• Särskilt om arkiv
• Hur kan man förbereda sig?

Lotta Hahn Kavtaradze, jurist, PrivacyLine

Dataskyddsutredningen presenterar sitt förslag till kompletterande svensk dataskyddslag den 12 maj. Läs pressmeddelande från Regeringskansliet.

Wallenbergsalen

Den skärpta regleringen i GDPR och förväntningarna på tjänsten innebär att e-arkivtjänsten hos Statens servicecenter måste uppfylla högt ställda krav på informationssäkerhet.

Gustaf Johnssén, chefsjurist, Statens servicecenter

Det gäller konkreta funktionskrav, avtal och organisatoriska lösningar, som möjliggör transparens och granskning av processen. Frågor om integritet, sekretess och säkerhet blir allt viktigare för företag, kommuner och myndigheter.

Gustaf har under flera år arbetat med frågor som rör rättsliga aspekter på styrning och ledning av statlig förvaltning, särskilt utveckling och styrning av e-förvaltning. Detta berör centrala förvaltningsrättsliga frågor, till exempel offentlighet och sekretess samt teknisk standardisering. Han har även ansvarat för genomförandet av PSI-direktivet i svensk rätt.

Han har arbetat vid bland annat Regeringskansliet (Socialdepartementet), Statskontoret, Riksarkivet, Skatteverket och Finansdepartementet, som kanslichef för Nämnden för elektronisk förvaltning samt som sekreterare i flera offentliga utredningar.

Wallenbergsalen

• Att få verksamheterna med på tåget
• Så gick det till med utbildningsinsatsen
• Därför är dataskyddsförordningsarbetet en katalysator för utveckling

Andrew Tutt Wixner, arkivarie, Leksands kommun

Wallenbergsalen

EU:s nya Dataskyddsförordning (GDPR) och hur den ska omsättas i praktiken i den offentliga sektorn. Huvuddrag och väsentliga nyheter för den offentliga sektorn.

Lisa Johansson, jurist, Datainspektionen

Den 25 maj 2018 börjar en ny förordning att tillämpas i Sverige och övriga EU. Denna dataskyddsförordning kallas ofta kort för GDPR (General Data Protection Regulation) och ersätter den svenska personuppgiftslagen. Lisa Johansson, jurist på Datainspektionen, presenterar huvuddragen och väsentliga nyheter i GDPR för den offentliga förvaltningen.

Lisa Johansson arbetar på enheten för myndigheter, vård och utbildning. Har lång erfarenhet av att arbeta med dataskyddsfrågor. Har det senaste året arbetat med och föreläst på Datainspektionens utbildningar om dataskyddsförordningen. Har ett särskilt fokus gentemot offentlig sektor och har bland annat deltagit i ett projekt gällande kommuners webbpublicering av diarier och protokoll.

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 2)

Utveckling och förvaltning av den sammansatta bastjänsten för ekonomiskt bistånd. En nationell elektronisk tjänst som gör det enklare för handläggaren att fatta beslut om ekonomiskt bistånd.

Markus Bill, verksamhetsutvecklare, Försäkringskassan och Annika Londono, förändringsledare, SKL

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Den övergripande inriktningen för eSam är att skapa förutsättningar och möjliggöra samverkan kring digitaliserng i samverkan. Det handlar om samverkan kring utveckling av digitala lösningar som utgår från vad privatpersoner och företag behöver. Det handlar också om samverkan kring lösningar som effektiviserar informationsutbytet mellan offentliga och privata aktörer.

Mikael Österlund, architect, eSamverkansprogrammet, Pensionsmyndigheten

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Enterprise Architecture och hur kopplingen ser ut till arkiv och informationsförvaltning.

• Vad kan verksamhetsarkitektur skapa för värde?
• Hinder och utmaningar för kommunerna

David Osser, IT-arkivarie/systemförvaltare e-arkiv, Malmö stad, FAI-stipendiat

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Inera koordinerar landstingens och regionernas gemensamma e-hälsoarbete och utvecklar tjänster till nytta för invånare, vård- och omsorgspersonal och beslutsfattare. Framtidens vård och omsorg står inför stora utmaningar när det gäller digitala möten och utbyte av information mellan olika IT-system. Personal ska ha tillgång till relevant information om sina patienter när de behöver den, och patienter ska också kunna se sin egen information på nätet. Totalt rör det sig om tusentals förbindelser som sömlöst ska kunna kommunicera med varandra. Både inom och utom vårdgivare, med andra myndigheter och även med den privata verksamheten där beröringspunkter finns. För att göra detta möjligt, krävs en omfattande och väl genomtänkt IT-arkitektur – på flera olika nivåer. 

Johan Eltes, Deputy CTO, Inera

Tvitter @Sara_Meunier_SE

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Gemensam bild av verksamheten överbryggar gapet mellan verksamhet och IT. 

Mats Andreasen, Solution Architect, Ascom Sweden

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Från vision till verklighet

Genom att skapa en långsiktig och hållbar miljö för bevarande kan Landstingsarkivet effektivt tillgängliggöra arkiverad information och möta kommande behov av olika arkiveringstjänster. Om mognadsprocessen och hur man dragit nytta av lärdomarna i utvecklingsarbetet.

Martin Olsson, förvaltningsledare och Leif Pettersson, bevarandestrateg, Landstingsarkivet i Stockholm

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Inom Region Kronoberg finns idag omkring 400 olika IT-system som hanterar alltifrån sjukvård, ekonomi, HR, trafikledning till administration. Nu är det dags för några av de äldsta systemen att tas ur drift vilket betyder att både data och dokument måste e-arkiveras.

Emma Widén, projektledare e-arkiv och Jenny Kristensson Wallin, e-arkivist, Region Kronoberg

Emma Widén, projektledare och Jenny Kristensson Wallin, registrator

Arkitekturspåret i Wenströmsalen (parallellt spår dag 2)

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

Videoutbildningar med glimten i ögat

Suzanne Sandberg och Susanne Ullstad, Malmö stadsarkiv

Vad ska man använda sig av när kommunens intranät inte räcker till? Youtube så klart!

Vi gjorde den första filmen inför en tre-veckors kurs som vi arrangerade tillsammans med Lunds Landsarkiv och som riktade sig till arkivredogörare i kommuner. Filmen visar hur man packar en arkivbox och vi lade den på Youtube för att den skulle gå att nå även för de som inte arbetar i Malmö Stad. Sedan gjorde vi fler filmer, om hur man skapar en klassisk arkivförteckning och hur man redovisar arkivboxar processorienterat.

Målet med filmerna är att de ska kunna användas av personal i och utanför Malmö Stad som ska leverera arkiv till Stadsarkivet eller ordna och förteckna arkiv i sin egen verksamhet. Det är mycket lättare att lära sig genom en film än genom en massa skriven text, och om filmen är rolig blir det ännu lättare att ta till sig vad filmen lär ut.

Filmerna är inspelade i ett magasin på Stadsarkivet. Ingen avancerad utrustning används utan vi har tvingat en kollega att hålla Suzannes mobil som vi spelar in allt på. Vi har heller inte skrivit något manus utan hela texten har vi tramsat fram under fikapauserna. Den enda gång som vi har gjort något avancerat med en uppbyggd rekvisita var när vi spelade in ett Halloween-avsnitt som hade sin grund i vår frustration över vissa så kallade arkivlokaler.

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

ArkiveraMera – interaktiv utbildning om att städa närarkiv

Anki Heimonen, arkivarie och utbildare på kommunalförbundet Sydarkivera.

Anki berättar om erfarenheterna när det gäller att utveckla och använda interaktiva utbildningar. Kommunalförbundet Sydarkivera har i uppgift att tillhandahålla utbildningar om arkiv och informationshantering till de kommuner som är förbundsmedlemmar. En del i detta arbete är att prova på olika typer av resurser för e-lärande.

Spelet har utvecklats i samband med ett examensarbete för Magnus Heimonen, 22 år. Mer information om bakgrunden finns på sidan Arkivera Mera – Städa Närarkiv. Magnus berättar om sina erfarenheter:

”Jag har sedan jag lade handen på mitt första tangentbord haft ett brinnande intresse för ny teknik och att använda ny teknik för att förenkla äldre metoder. Arkivverksamhet är för de som inte är insatta ofta ett svåråtkomligt ämne – något som förväntas finnas och fungera men som de flesta inte förstår hur det fungerar. Efter tre år på högskolan i Skövde som dataspelsutvecklare och nästan fem år som programvaruutvecklare för eget bruk så har jag, i samarbete med Sydarkivera, börjat attackera det problemet och skapat en idé – ett proof of concept. Arkivera Mera – Städa Närarkiv är ett steg i rätt riktning, ett försök att göra arkivverksamheten tillgänglig och förståelig för alla, oavsett tidigare erfarenhet. Projektet utvecklades under ca. två månader i Unity Engine 5 för att vara litet, lättillgängligt och lärorikt. Med information och vägledning från Sydarkivera blev programmet till vad det är idag: en charmig och kort utbildning i hur det kan vara att städa ett närarkiv. Förhoppningsvis har ni lika kul när ni kör det som jag hade när jag utvecklade det!”

Prova på att städa närarkiv! www.arkiveramera.se (Fungerar bäst med Edge, Chrome, Safari eller Firefox)

Magnus Heimonen på Linkedin

Spår Misc. i Rausingrummet 

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

Samtal om möjligheter med e-lärande. Hur kommer man igång och vad ska man tänka på?

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

ICA:s Code of Ethics lanserades 1996 och drygt tjugo år har förflutit sedan dess (se svensk översättning – FAI:s webbplats under om oss/internationellt). Vad har hänt i arkivvärlden och inom yrkesetiken under denna tid? Ny forskning har svar på detta. 

Läs om arkivarieyrket på FAI:s webbplats under om oss/arkivarieyrket.

Rikard Friberg von Sydow, teol dr, lektor i arkivvetenskap, Södertörns högskola, FAI-stipendiat

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

Skillnader och likheter mellan ECM och dokumenthantering (Records Management). Informationskulturens påverkan på hantering av den offentliga informationen i kontexten kring e-förvaltning och utveckling.

Proscovia Svärd, fil dr, lektor i arkivvetenskap, Södertörns högskola

Spår Misc. i Rausingrummet (parallellt spår dag 2)

Erfarenheter av arbete med att införa Alfresco community för dokumenthantering

Lisa Hammar, projektledare och Åsa Magnusson, beställare, SMHI

Gemensamt spår i Wallenbergsalen (stora salen dag 1)

Jack Werner, frilansjournalist, som bland annat driver Creepypodden och har varit med att starta Viralgranskaren.

Twitter @kwasbeb

Stora Foajén i anslutning till utställarplatserna

Nätverka bland kollegor från hela branschen och diskutera dagens frågor i väntan på middag och utdelning av det nyinrättade priset till Torbjörn Hörnfeldts minne (FAI-priset).