Konferens 13-14 oktober 2020

Den statliga myndigheten SBU drog 2018 igång ett projekt för att införa e-arkiv. Registrator/arkivarie Sara Lodin berättar om det pågående förberedande arbetet. En intern projektgrupp har arbetat med att ta fram dokumentation, värdera information och utreda gallring, samt definiera metadata och format i enlighet med Statens servicecenters vägledning.

Sara Lodin. registrator/arkivarie, SBU Statens beredning för medicinsk och social utvärdering

Handgrepp och metoder för att med egen konfigurering kunna skapa och hämta arkivpaket ur SharePoint. Som en av de tidigare pilotmyndigheterna i Statens Servicecenters myndighetsgemensamma arkivtjänst har Energimyndigheten testat att leverera arkivpaket direkt från SharePoint. Handgrepp och metoder (öppna standarder) möjliggör för den som lagrar information eller låter information flöda igenom valfri metadatadriven plattform (i vårt exempel SharePoint), att på egen hand, utan kodning eller teknisk utveckling, samla ihop och paketera färdiga arkivpaket för långtidsbevarande.

Petrus Folkegård, verksamhetsarkitekt, Energimyndigheten

Erfarenheter av e-arkiv och hur vi tänkte inför en andra upphandling
Carl Henrik Ronge och Maria Sasinka Bartolich, stadsarkivarier, Mölndals stad

Går det att arkivera en digital samtid med begränsade resurser? Kan en lösning vara att använda sig av öppen källkod? Som ett av de första arkiven inom den enskilda sektorn arbetar Arkiv Sörmland med en e-arkivlösning baserad på öppen källkod. I e-arkivet kan såväl digitaliserade som digitalt födda handlingar som e-post, webbplatser och social media bevaras digitalt. Detta är av yttersta vikt, för vi skall inte glömma bort att vår nutid är morgondagens historia. För att inte få stora hål i historieskrivningen måste vi se till att även samhällets minnesbanker, arkiven, fullt ut blir en del av den digitala revolutionen.

I dagsläget har enskilda arkiv i stort inga möjligheter att ta emot och långtidsbevara digitala handlingar, och som vi alla vet är det knappast möjligt att spara det papperslösa kontoret i en arkivbox. För det krävs det andra lösningar. Arkiv Sörmland kommer under denna presentation att dela med sig av sina erfarenheter och diskutera de för- och nackdelar som identifierats under projektets gång.

Theo Erbenius, projektledare, Arkiv Sörmland

Två regeringsuppdrag kring möjligheterna till ett säkert, effektiv och standardiserat sätt att utbyta grunddata mellan organisationer.

-Vilka är möjligheter och hinder för att skapa en gemensam digital infrastruktur?

-Vilka typer av information (grunddata) rör det sig om och hur görs den både korrekt och tillgänglig?

Regeringen har gett ett antal myndigheter två regeringsuppdrag. Regeringsuppdragen säker och effektiv tillgång till grunddata och säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga sektorn Förenklat handlar uppdragen om att grunddata ska vara korrekt och tillgängligt samt att det ska finnas ett gemensamt, effektivt och standardiserat sätt att skicka och utbyta digital information mellan offentliga organisationer och privatpersoner samt företag och andra organisationer. Det vi har gjort i uppdragen är att undersöka möjligheterna att skapa en gemensam digital infrastruktur där vi kan utbyta digital information mellan varandra på ett standardiserat, säkert och effektivt sätt. Vi har även tittat på vilken typ av information (grunddata) som ska färdas i den digitala infrastrukturen och hur vi gör den korrekt och tillgänglig

Daniel Antonsson, strateg, DIGG

Hur långt har vi kommit i Sverige och hur ser det nationella stödet ut för att beskriva och samla in information om öppna data samt hantering av stödjande specifikationer och begrepp.

Matthias Palmér, Chief Technology Officer, MetaSolutions AB

Det är nu nästa två och ett halvt år sedan GDPR började gälla. Har GDPR påverkat arbetet på Stockholms stadsarkiv? Hur är det att vara dataskyddsombud på en arkivinstitution? Vad har ändrats på Stadsarkivet sedan GDPR ur dataskyddsombudets perspektiv?

Louise Högberg, personuppgiftsombud, Stockholms stadsarkiv

Säkerhetspolisens verksamhet baseras på att aktivt skaffa information som kan förebygga brott mot Sveriges säkerhet. Den stora mängden information som samlas in innebär höga krav på en god informationshantering där majoriteten av handlingarna omfattas av sekretess. Hur sker informationshanteringen i en verksamhet med mycket integritetskänslig information och som samtidigt försöker vara så öppen som möjligt.

arkivarie, Säkerhetspolisen

Lantmäteriets regeringsuppdrag är att skapa en ekosystemtjänst för den geodata som behövs i samhällsbyggnadsprocessen.

Ett ekosystem är ett avgränsat område i naturen som vi valt att betrakta som ett system, det vill säga en helhet, för att lättare kunna studera det. Ett ekosystem kan vara stort eller litet beroende på vad man väljer att studera, till exempel ekosystemet i havet eller i en liten damm. Lantmäteriet har på uppdrag av regeringen och i samverkan med Boverket, Länsstyrelsen, SKR och ett antal kommuner valt att studera samhällsbyggnadsprocessen som ett ekosystem och hur man skulle kunna nyttja digitaliseringens möjligheter i detta ekosystem.

Ekosystemtjänster är de funktioner hos ekosystem som gynnar människor, det vill säga upprätthåller eller förbättrar människors välmående och livsvillkor. Nu har Lantmäteriet fått ett regeringsuppdrag att skapa en ekosystemtjänst som säkerställer tillgång till den geodata man behöver i ekosystemet för samtliga aktörer som behöver den, en förutsättning för ett obrutet digitalt informationsflöde i processen. Vii du höra mer om detta spännande uppdrag?

Malin Klintborg, projektledare smartare samhällsbyggnad Lantmäteriet