Personalarkiv hos Piteå kommun

Fallstudie vid konferensen Informationsförvaltning 2015

Ni har väl kontroll på era personaldokument?

Lena Stenberg systemansvarig Piteå kommun och Anders Nordkvist VD Microdata medverkar på FAI-konferensen och berättar om en lösning för digitalt personalarkiv baserat på Microdatas e-arkiv. Piteå kommun hade hur mycket personaldokument som helst. De låg i stora arkiv som tog mycket plats. Det var besvärligt att springa och leta. Många ville se handlingarna som ibland var långt borta och svåra att hitta. Utmaningen var att göra personalakterna lätta att hitta snabbt. 

Lösningen blev att städa ut de gamla arkiven och få hjälpa att skanna det man skulle ha kvar samt kasta det som inte behövde bevaras. Det nya materialet skannar man själv in eller tar direkt från en digital källa. Från att tidigare ha alla personaldokument spridda i organisationen, har man idag ordning och reda på dokumenten.

• Mindre papper
• Lätt och snabbt att hitta rätt handlingar
• Tidsbesparing då allt som rör personalen finns samlat på ett ställe
• Möjlighet att styra så att var och en bara kan se de handlingar de har rätt till

 

 

 

 

 

 

  

Lena Stenberg