Så kan du effektivisera ärendehantering och dokumentkontroll

Fallstudie vid Konferensen Informationsförvaltning 2015

Den digitala livscykeln på det svenska ESF-rådet

Idén var att helt integrera informationsprocessen från arkivredovisning/klassificering till långtidsbevarande och gallring. Systemstödet infördes i september 2014, och har sedan dess vidareutvecklats med integration mot befintliga verksamhetsstöd, och med fler verksamhetsprocesser.

I presentationen går projektledare Olle Dahlén, verksamhetsutvecklare Johan Florén (båda Altran) samt beställare Tommy Wallgren (ESF-rådet) igenom de utmaningar projektet haft, sina idéer för genomförandet samt myndighetens gjorda erfarenheter sedan lanseringen av stödet. Ta del av fallstudien vid FAI-konferensen.

Tommy Wallgren

Bakgrund

Europeiska socialfonden (förkortat ESF) är EU:s viktigaste verktyg för att skapa fler och bättre jobb i Europa. Målet är att minska skillnader i välstånd och levnadsstandard mellan EU:s medlemsländer. Från denna fond kan organisationer ansöka om medel till projekt som skall verka för ovanstående. I Sverige är det Svenska ESF-rådet som förvaltar och administrerar dessa medel.

I samband med att Socialfondsprogrammet 2014-2020 lanserades stod det klart att kraven på de olika nationella ESF-rådens service gentemot Kommission och ansökningsorganisationer, när det bland annat gäller dokumentation och kommunikation, avsevärt höjts. De ansökande skall exempelvis, om de så önskar, kunna sköta ansökansprocessen helt digitalt. Nyckelorden för den nya programperioden var ”Interoperability” och ”e-Cohesion”. 

Efter genomförd förstudie 2013 implementerade och lanserade Altran och Software Innovation, med hjälp av produktsviten Public 360 och eArkiv 360, den digitala livscykeln på det svenska ESF-rådet.