Riksantikvarieämbetet är en statlig kulturarvsmyndighet som har funnits sedan 1630. Men först den 1 januari 2022 började myndighetens allra första samlade informationshanteringsplan att gälla. Vägen dit har varit lång. Efter att ha infört både ett nytt ärendehanteringssystem 2017, ett e-arkiv 2018 och dessutom mottagit kritik från Statskontoret för bristande metoder för omsättning av våra verksamhetsmål i praktik, började vi under 2020 på allvar att koppla greppet om informationshanteringen.
I augusti 2020 drog arkivenheten och juridiska enheten igång ett gemensamt projekt för att ta fram den första informationshanteringsplanen. Projektgruppen bestod främst av verksarkivarien på juridiska enheten Agneta Holmgren och e-arkivarie på arkivenheten Anders Gidlöf, men vi knöt till oss en referensgrupp med exempelvis huvudregistrator, dataskyddsombud och avdelningssamordnare.
Arbetet med planen tog sin utgångspunkt i den informationsinventering som gjorts, men vi kompletterade den dels genom förnyad inventering av alla system och nätverksmappar som härbärgerade information, dels genom intervjuer med representanter för alla enheter och funktioner. Informationshanteringsplanen skulle struktureras utifrån klassificeringsstrukturen men tidigt insåg vi att det inte skulle gå utan en omfattande uppdatering av klassificeringsstrukturen för att rättvist spegla dagens verksamhet. Därför vidgades projektet under 2021 till att även omfatta det.
Informationshanteringsplanen och förslaget till uppdatering av klassificeringsstrukturen gick på internremiss under hösten 2021 och den 8 december fattade chefen för arkivenheten beslut om båda styrdokumenten.
Samtidigt med det här projektet pågick ett parallellt projekt för att få myndigheten att jobba med informationssäkerhet både strategiskt och ned till informationsklassningar, riskanalyser och faktiska åtgärder. Jag (Anders) satt även med i den gruppen vilket innebar att jag direkt kunde föra över kunskapen om våra informationsmängder till de beskrivningar och avgränsningar av informationstillgångar som är nödvändiga för att kunna göra klassningar och riskanalyser. Säkerhetsåtgärder som berörde enskilda medarbetares informationshantering berörde ju i högsta grad även arbetet med informationshanteringsplanen, t ex sekretessmarkeringar och upprättande av allmänna handlingar.
Vi har ännu inte nått i mål med ett gemensamt system eller gemensam kommunikationsstrategi för allt som har att göra med vår informationshantering. Det finns en informationshanteringsplan i form av ett stort pdf-dokument som är tillgängligt via intranätet. Det finns beskrivningar av våra informationstillgångar som ligger ett eget space i vår interna Wiki. Detta space är tillkommet dels för att uppfylla Riksarkivets krav i RA-FS 2009:1 på att beskriva våra elektroniska handlingar, dels för att stödja arbetet med att klassa och göra riskanalyser på våra informationstillgångar. I samma space finns början på enhetliga processbeskrivningar för hela myndigheten. Det finns redan många processkartor och processbeskrivningar men bara för vissa delar av verksamheten och de ser ganska olika ut. Precis som i de flesta andra klassificeringsstrukturer är våra klassificeringar oftast grupper av närliggande processer. Eftersom jag sitter på arkivenheten och delvis fyller rollen som verksarkivarie, och samtidigt samarbetar nära med informationsarkitekter och IT-folk på helt andra verksamheter, försöker jag att knyta ihop vår klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan med hur vi beskriver våra informationstillgångar, processer och system.
Nu är vi i läget att vi behöver implementera informationshanteringsplanen genom att jobba närmare med enhet för enhet för att i vissa fall få igång en diarieföring överhuvudtaget. För andra enheter kan det handla om att justera beskrivningen av deras ärenden, information och processer korrekt. Samtidigt ska vi tillsammans med informationsarkitekterna påbörja framtagning av uppdaterade processbeskrivningar och enhetliga processkartor.
Samtidigt med allt detta har staben författat en handläggarhandbok som utgår ifrån de anställdas roller som statstjänstemän och allt vad det innebär. Det är inte helt självklart för vissa delar av myndigheten. Detta arbete har dock inte bedrivits i nära samarbete med någon annan enhet, men det bygger delvis på kunskap som förmedlas via t ex Statskontorets sajt forvaltningskultur.se.
Det är alltså fortfarande ett problem på Riksantikvarieämbetet med stuprör i verksamheten men vi har kommit en bra bit på väg. Eftersom vi gärna vill se oss som ett föredöme för den kulturarvsbransch, särskilt museerna, som vi är med och styr, borde informationshanteringen vara bättre än idag. Jag tror att vi är på gång med det, och där är informationshanteringsplanen mycket viktig.
Anders Gidlöf, e-arkivarie och Camilla Rennstam Vaara, tf. verksarkivarie, Riksantikvarieämbetet
