Rapport från FAI-konferensen 2017
Två dagar i oktober. Under 24-25 oktober samlades 170 deltagare från stat, kommun, landsting och den privata sektorn för den årliga FAI- konferensen i IVA:s lokaler i Stockholm.
Redan 8.15 öppnade den första deltagaren ytterdörren och klev in i två dagar av fulladdade program. Klockan nio hade ljudnivån stigit rejält inne i foajén och rummet sjöd av glada tillrop över kollegor man inte träffat på ett tag, intressanta iakttagelser, hur man tagit sig dit men också upptäckandet av nya bekantskaper. Efter en dryg halvtimme hälsade moderator Maria Cavallin- Aijmer, fil. dr. på Göteborgs universitet välkommen till alla deltagare för att snabbt följas av riksarkivarie Karin Iko Åström som kommenterade Statskontorets arkivutredning där en genomlysning utförts på verksamheten. Redan innan Statskontoret utförde denna hade man på Riksarkivet själva börjat göra en översyn över organisationen. Det arkivutredningen utmynnade i var att man på Riksarkivet behövde arbeta med bl.a. kompetensutveckling och rekrytering, med en effektivisering av ärendehantering samt att utreda leveransplikt. Hon pratade även om vikten av att arkivarien ska vara med från början vid kravställning av systemet samt att ett av Riksarkivets kanske viktigaste uppdrag nu var att förstå alla arkivbildare där ute att den information som du skapade i dåtid har en koppling till den information du skapar i framtiden.
Efter det kom Magnus Enzell från Enheten för digital förvaltning som varit en uppskattad talare på de senaste konferenserna och talade om digitaliseringen av det offentliga Sverige och varför vi, trots allt tal om bäst i världen, ännu ej nått dit. Genom en ökad digitalisering skulle vi inte bara få en högre verkningsgrad inom förvaltningspolitiken utan inom politikens alla områden. Han tog upp de områden som OECD pekar på som är en framgångsfaktor för de länder som ständigt arbetar med att öka innovationsgraden i offentlig sektor, till de hör bl.a. att de arbetar med öppna data, att de ser medborgarna som delägare och tar del av deras åsikter, de utmanar stuprören och samverkar med tredje part men inte minst så experimenterar man mer och utreder mindre. Antyddes var att Sveriges förkärlek för utredningar ofta satte käppar i hjulen och i samband med detta berättades historien om den förarlösa lastbilen som inte fick tillstånd att testas p.g.a. av att den saknade backspeglar.
Efter detta splittrades den stora gruppen i tre där den ena gick iväg för att lyssna på representanter från de nordiska riksarkiven, den andra fick höra föredrag om FGS:er och förvaringsenheter och den tredje fick höra Statskontorets Alexander Bjerner berätta om myndighetsanalysen av Riksarkivet och där förslagen landade i att Riksarkivet som förslag skulle upprätta en långsiktig plan för digitalisering samt att man skulle förbättra sitt stöd till myndigheterna. Regeringen i sin tur fick i uppdrag att lämna förslag till hur Riksarkivet skulle kunna förutse leveranser men även se till att Riksarkivets mandat och roll i utvecklingen mot e- förvaltning utreds och tydliggörs. Riksarkivets Karin IKo Åström bekräftade att detta passade in i den plan som Riksarkivet lanserat och att de själva insåg att de inte skulle kunna fortsätta arbeta på det sätt de arbetar idag.
Efter lunch så gav Marita Bjelkendal, chef för arkiv och registratur på Svea hovrätt och 2015 års vinnare av Årets registratur tips om hur man bemöter de som vill ha ut allmänna handlingar hos Svea hovrätt som varje dag får ta emot 70-80 förfrågningar av varierande grad och storlek. Det var dels frågan om skyndsamhet, hur de schemalagt arbetet med en person som skötte den officiella e-postbrevlådan (där det fanns en speciell för just arkivet) och en som två gånger per dag hämtade upp efterfrågade pappershandlingar. Man hade också tydliga rutiner för ansvarsfördelningen mellan arkivet och övriga myndigheten vad gäller sekretessbedömning och utlämnande. Hennes tips var att man kom långt med ett positivt tillmötesgående och en professionell attityd, att varje utlämnande ska hanteras snabbt och noggrant men sist men inte minst att man ska bemöta andra som man vill bli bemött själv.
Efter detta fortsatte registratorsspåret med Annika Gattberg och Therese Eriksson T A arkivkonsulter AB som pratade om när registreringen flyttar från registratorn till handläggare. De lyfte fram att det viktigaste i att genomdriva detta var att man hade ledningen i ryggen och att de hade ett genuint intresse av att genomdriva förändringen. Fördelarna med att handläggarna sköter sin egen registrering är många men framför allt att de får bättre förståelse för de processer de arbetar i, att handläggningen går snabbare då handlingarna kommer in snabbare. Konsekvenserna för registratorn i detta blir att registratorn intar en mer expertroll i organisationen och att det i sin tur innebär att kraven i platsannonserna för registratorer förändras. Även här förespråkades rutiner och utbildning för att få detta att klaffa samt vikten av att arbeta tillsammans med de i den egna gruppen men även hitta bundsförvanter i organisationen samt att man i arbetet ska fokusera på nyttan för hela organisationen, men kanske det allra viktigaste- att förändring tar tid.
Efter en välbehövlig kaffe- och kakpaus samlades hela gruppen och lyssnade på Karin Bredenberg som är funktionsansvarig för FGS funktionen på Riksarkivet som pratade om FGS:ens status i Sverige och i utlandet. Dagen avslutades med ett föredrag av journalisten Jack Werner som pratade om källkritik och att du inte ska lita på allt du läser på nätet. Ska vi se det som att vi kan tillämpa det gamla mottot ”Trust me, I’m an archivarian” här.
Dagens avslutades med en middag och utdelning av det nyinrättade FAI:s pris till Torbjörn Hörnfeltds minne som gick dels till Carina Sjögren men även till facebookgruppen Arkivarier i Sverige där William Försth emottog priset.
Dag 2 inleddes med en slät kopp kaffe. Middagen drog troligen ut en bit kvällen innan då flertalet deltagare droppade in lite efterhand. I stora salen vigdes förmiddagen åt årets snackis, den nya Dataskyddsförordningen och av olika föreläsare som kom med tips och råd. Ledordet var återigen rutiner, utbildning och börja nu! Skillnaden från nuvarande PuL är att förordningen kommer att gälla över hela EU. Dock kommer, som Lotta Hahn Kavtardze berättade, troligen en specifik myndighetslag införas i Sverige. Hon berättade vidare att har man redan idag börjat arbeta efter PuL så ska den nya förordningen inte innebära några problem.
Efter detta tog Gustaf Johnssén, från Statens servicecenter över och pratade om e- arkiv, dataskydd och sekretess med fokus på outsourcing och hur man hanterar information som tillhör en myndighet både från Statens servicecenters sida men även från leverantörens. Till skillnad från förr när leverantören hade insyn så får de idag inte hantera informationen eller få tillgång till den utan godkännande.
Efter den mer teoretiska biten kom Andrew Tutt- Wixner, arkivarie och dataskyddsombud i Leksands kommun och pratade om hur de arbetade inför dataskyddsförordningen. Hans budskap var att det inte var så svårt, men att det kräver tid , tydliga krav, engagemang och pengar. Hans tips var att man skulle få ledningen med sig som sedan förankrade det ner i organisationen, att man ska ha en styrgrupp så man inte behöver stå ensam när det ska tas tuffa beslut. I Leksands kommun hade man utbildat alla chefer med en extern föreläsare och övriga kontaktpersoner hade utbildats intern. Viktigt att göra innan utbildningen var att läsa lagen (flera gånger), gå utbildningar, studera utredningar och remisser, gå in på datainspektionens och SKL:s hemsida. Andra tips var att redan idag se över och uppdatera blanketter, avtal om personuppgiftsbiträden samt se över förteckning över de register som hanterar personuppgifter.
Sist ut på förmiddagens block var Lisa Johansson, jurist på Datainspektionen som pratade om den nya förordningen ur deras perspektiv. Det grundläggande med förordningen var den mänskliga rättigheten att alla har rätt till ett privatliv. Förordningen, som kommer i en ny översättning i november, kommer att börja gälla som svensk lag. Dock kommer den inte att påverka hur man hanterar personuppgifter i arkivverksamheten i de organisationer som omfattas av denna. Men, enskilda arkivbildare och föreningar bör dock kolla upp hur de påverkas av den nya förordningen. Det nya är också att Datainspektionen troligen kommer att bedriva tillsyn och som en sista utväg har de rätt att kräva in skadestånd. Även den enskilde har rätt att lämna in klagomål och kräva skadestånd om man anser att ens uppgifter behandlats felaktigt. Klart är att den nya förordningen är ett sätt för oss alla att få lite bättre verktyg att styra upp personuppgiftsbehandlingen i våra verksamheter.
Efter en stärkande lunch fortsatte Markus Bill från Försäkringskassan och Annika Londano från SKL och pratade om samverkan vid handläggning av ekonomiskt bistånd. Projektet var ett samarbete som mynnade ut i en e- tjänst för att underlätta handläggningen av ekonomiskt bistånd inom socialtjänsten. I stort går tjänsten ut på att handläggaren genom en portal kommunicerar med flertalet myndigheter och genom detta får information om personen har rätt till ekonomiskt bistånd eller ej. Det finns i framtiden tankar om att koppla systemet till en medborgarnas insynstjänst men även att på sikt kunna ansluta fler myndigheter för att på så sätt få in fler uppgifter. Idag omfattar projektet 260 av landets 290 kommuner men önskan är att ännu fler ska ansluta sig. Man önskar även kunna bredda användningen av tjänsten till andra processer inom socialförvaltningen. Det intressanta vore även om detta kunde tillämpas för andra verksamheter där man behöver hämta in uppgifter från andra parter. Och även där effektivisera verksamheten.
Innan eftermiddagsfikat pratade Björn Skog om EU-projektet E-ARK som bedrevs mellan 2014 och 2017 där målet bl.a. var att ta fram s.k.. PAN-European specifikationer för e-arkiv. Projektet tog också fram en generell modell (bl.a. processer) med utgångspunkt i OAIS-modellen samt tekniska systemstöd. Alla resultat är tillgängliga enligt principen Open Source.
Dagens avslutades sedan i helgrupp med Stolpersteineprojektet där Ola Larsmo berättade om projektet där vanliga gatstenar ersatts av ett minnesmärke i form av en gatsten med en mässingsskylt som placerats ut på olika städer i Europa för at hedra de som föll offer för den nazistiska regimens framfart 1933-1945. Stolpersteine är utplacerade framför den sista adressen som offret bodde på och sammanlagt finns över 45000 stenar utplacerade.
Efter denna allvarliga avslutningen tackade moderator Maria Cavallin- Aijmer som tackade deltagarna och FAI för de båda dagarna. Väl mött 2018!
