Rapport från årets FAI-konferens
Under två fullmatade dagar i oktober pågick årets FAI-konferens. Årets konferens hade deltagarrekord, något som syntes första morgonen när kön ringlade lång för att hämta ut namnlapparna. Under dagarna pågick två parallella spår med lite olika tema. då undertecknad tyvärr inte har möjlighet att klona sig så kommer nedan endast visa delar av konferensen att täckas.
Liksom förra året var Maria Cavallin-Aijmer från Göteborgs universitet konferensens moderator och började dag 1 med att hälsa oss alla välkomna. Anna Eriksson från den nya myndigheten för digital förvaltning – DIGG – ersatte Åsa Zetterberg som första talare. En mentimeter samlade in över 50 förslag från publiken kring vad DIGG bör hjälpa till med.
Sen kom anförandena i en strid ström där Cecilia Magnusson-Sjöberg berättade om hur lagstiftningen kan möjliggöra digital förvaltning och hon presenterade bl.a. digitaliseringsutredningen som hade som uppgift att identifiera legala hinder för digitalisering. Förslaget finns i sin helhet att läsa i SOU 2018:25 men några av förslagen är förslag till förändring av Offentlighets- och sekretesslagstiftningen, att ha en lag rörande tystnadsplikt samt en förändring i den nyutkomna förvaltningslagen.
Det ständigt lurande GDPR var på tapeten efter lunch där Annica Rénud från Transportstyrelsen presenterade vilken betydelse dataskyddsförordningen hade haft för arbetet med verksamhetsinformationen. Det var en noggrann redogörelse för hur myndigheten drivit och lett arbetet med GDPR och där man integrerat kolumner för GDPR i dokumenthanteringsplanen för att redan där påvisa hur uppgifterna ska hanteras. Det som blivit utfallet är att personalen nu är medveten om att de ska tänka på andras integritet när de arbetar med personuppgifter, att de har en förståelse för bristande dokumenthantering, personalen har blivit duktigare på att rensa information och förfrågan om att få gallra information har ökat men även att det kommit upp på agendan att det fanns en kunskapsbrist inom området som nu har kommit upp till ytan. Även Åsa Kidman från Microsoft var inne på att GDPR handlar om skyddet av individens integritet. Hennes fokus var dock det ostrukturerade materialet och hur man skulle kunna arbeta mer effektivt med det. De två viktigaste sakerna hon lyfte fram som man behövde arbeta med var att skydda personuppgifterna samt se till att ha struktur och ordning och reda på informationen.
Formatspåret fortsatte med att Benjamin Yousefi utvecklade konceptet kring vad som gör ett format arkivbeständigt i både teoretisk och praktisk mening. Det handlar då framför allt om PDF-A. Elin Johnsson och Mattias Johansson från Sydarkivera tog upp tråden och beskrev bland annat skillnaden mellan olika varianter av PDF-A-1. Formatspåret avslutades denna dag med att Håkan Malmberg, Joakim Andersson och Douglas Gustafsson berättade om bevarandet av ljud och bild inom Riksarkivet.
Under kaffepausen minglades det runt med en kaka och kaffe (skulle vara kul att mäta kaffedrickandet under dagen för att se när energin dippar som mest, undertecknad drack minst fem koppar varje dag) och därefter var det dags för Anneli Juujärvi på Trafikverket att berätta om deras perspektiv på informationsstrukturen och hur man tagit ett helhetsgrepp om informationen och l yft upp frågan på en mer styrande nivå. På trafikverket inser man nu att information är en tillgång och ett värde i verksamheten.
Dagen avslutades med ett fantastiskt föredrag om Axel Oxenstierna som hölls av Gunnar Wetterberg. Med intressanta anekdoter om Axel Oxenstierna lotsade han oss igenom dennes liv och hans betydelse för arkivvärlden. Något som är extra relevant i samband med att Riksarkivet fyller år i år.
Maria Cavalin-Aijmer sammanfattade sedan den första dagen med de nyckelbegrepp som framkommit- samarbete men även tillit och styrning och hon konstaterade att tillit uppnås genom god styrning.
Det blev även en kort presentation av Mats Burells och Carina Sjögrens nya bok Information i verksamhet och arkiv som riktar sig till arkivstudenter men även verksamma arkivarier och it- specialister. Uppmaningen var, beställ boken som är en gedigen genomgång av hur svenska lagar förhåller sig till EU- rätten och andra intressanta lagar men som också lyfter upp de utmaningar vi står inför dag. Ett välkommet bidrag i den annars relativt fattiga läroboksfloran.
Efter detta blev det mingel med bubbel och därefter en härlig trerättersmiddag med prisutdelning av priset till minnet av Torbjörn Hörnfeldt som du kan läsa om här.
DAG 2 – 17 oktober
Dag 2 startade med en mindre kris – Lars Ilshammar var försenad och skulle han hinna. Någon minut sen stod han på scenen och presenterade arkivutredningen såhär långt. Redan från början meddelades att inga skarpa besked skulle ges då utredningen fortfarande var i sin funderarfas där de lyssnar och skannar av omvärlden. Först under nästa år och mot slutet av vårkanten 2019 kan någon slags förslag kunna utkristalliseras.Lars presenterade uppdraget för arkivutredningen, som han också sa kan komma att ändras i och med den regeringsombildning vi kanske står inför nu. Just nu syftar uppdraget bl.a. till att se över regelverket för enskilda arkiv, riksarkivets roll men även arkivlagstiftningen. De huvudblock som finns i uppdraget ska se över om det finns beroende mellan arkivlagen och andra lagar, vilken gränsdragning som ska göras mellan Riksarkivet och andra myndigheter då det finns tendenser idag att plocka russin ur Riksarkivets aka och dela ut till andra. Utredningen ska även räkna på kostnaden för att övergå till en digital informationshantering och om det är nödvändigt ska man se över om grundlagarna, framför allt TF, kan behöva skruvas till.
Under hösten har man satt samman en expertgrupp men även haft workshops. Under nästa år ska man sätta sig ner i skarpt läge och börja skissa på eventuella reformer. För den nyfikne kan arbetet följas på www.sou.gov.se/arkivutredningen och de välkomnar även inspel från oss i informationshanteringsbranschen. För att knyta an till Riksarkivet så kom vår riksarkivarie Karin Åström Iko upp på scenen och pratade om Riksarkivets firande men också Riksarkivets inspel i arkivutredningen och där man själva ser att man har en samlad syn på informationsförsörjningen. Man kommer de närmsta veckorna även lyfta att arkivlagstiftningen måste matcha dagens klimat men även att Riksarkivet vill ha ett större uppdrag.
Efter kaffepausen var det dags för paneldebatt om den framtida kompetensförsörjningen till arkivarie- och registratorsyrket där samtliga medverkande kunde enas om att det var en yrkesroll i förändring, samtidigt som gemene man fortfarande såg på yrket som osocialt och okomplicerat. Man konstaterade även att det börjar bli ett bristyrke där det börjar bli svårt att rekrytera kompetent personal. Det pratade även en del om utbildningen och där det sammanfattades med att de enskilda utbildningarna framgent kanske borde ta ett samlat grepp för att erbjuda sina elever samma sak. Samtidigt är det ett svårt yrke att lära ut då rollen kan se så olika ut beroende var du har din anställning. Det betonades även att det framöver kommer att behövas mer spridning i utbildningsbakgrunden och att det inte enbart är humaniorastudenter som söker sig in till arkivutbildningen. Sedan talade Anna Ersson från Bokföringsnämnden om räkenskapsinformation och dess hantering.
Formatspåret fortsatte med föredrag om val av systemstöd av Per-Thomas Lindberg och Dag Isacsson från Knowit. Göran Samuelsson (Trafikverket/Mittuniversitetet) och Karl Olsson (SGU) berättade om spatiala format, CAD/BIM och GIS. Statens fastighetsverk beskrev hur myndigheten som pilotmyndighet i Statens servicecenters projekt förbereder sig för anslutning till den kommande e-arkivtjänsten. Roger Fagerud från DIGG redogjorde om e-underskrifter på dokument och inte minst problematiken med bevarandet. David Suomalainen från Lantmäteriet fortsatte i detta ämne och satte det i ett praktiskt exempel genom e-underskrifter på fastighetsavtal.
Efter lunch presenterades arbetet med ett gemensamt mellan- och slutarkiv för landstingen och regionerna inom R7 samarbetet (som numera består av elva landsting och regioner) där lärdomarna var att man inför ett sådant projekt skulle ha realistiska uppskattningar på leveransprojekten, att mappningsarbetet av informationen var komplext samt att det i vissa fall blev väldigt kostsamt med datauttag. Inom projektet är varje landsting en separat enhet, man delar på kostnaderna proportionerligt och skulle någon vilja lämna så får man med sig sin egen bit av kakan och får driva det vidare i egen regi. För användaren så ska det aldrig framgå vilket system informationen kom ifrån utan i mellanarkivet presenteras allt samlat och där du kan filtrera på vårdgivare, handlingstyp m.m.
Därefter höll Andreas Segerberg en intressant genomgång om webbarkivering i praktiken som gav goda tips om hur man enklast sparar ner sin organisations hemsida, men även en lärdom i hur lätt det är att manipulera information på internet.
Efter lunch presenterades i det andra spåret arbetet med ett gemensamt mellan- och slutarkiv för landstingen och regionerna inom R7-samarbetet (som numera består av elva landsting och regioner) där lärdomarna var att man inför ett sådant projekt skulle ha realistiska uppskattningar på leveransprojekten, att mappningsarbetet av informationen var komplext samt att det i vissa fall blev väldigt kostsamt med datauttag. Inom projektet är varje landsting en separat enhet, man delar på kostnaderna proportionerligt och skulle någon vilja lämna så får man med sig sin egen bit av kakan och får driva det vidare i egen regi. För användaren så ska det aldrig framgå vilket system informationen kom ifrån utan i mellanarkivet presenteras allt samlat och där du kan filtrera på vårdgivare, handlingstyp m.m.. Sedan följde ett föredrag om forskningsdata och dess utmaningar med Margareta Ödmark från Stockholms universitet.
En uppskattad final på alla föredrag var journalisten och historikern Johan Perwes berättelse om arbetet med sin bok “Livräddare: Bombprästen Erik Perwe på uppdrag i krigets Berlin”.
Konferensen avslutades med att Maria Cavallin-Aijmer tackade med orden att hon går hem med en optimistisk syn på arkivsverige, ett arkivsverige där samarbete tycks stå i fokus.
Alexandra Meija
Redaktör för FAI
