Stadgar

Stadgar antagna den 24 oktober 2013

1§ Föreningens ändamål

Föreningen för arkiv och informationsförvaltning är en ideell förening som är partipolitiskt och religiöst obunden.

Föreningens ändamål är
att ― i teori och praktik ― främja professionell styrning av verksamhetsinformation och långsiktig informationsförsörjning samt främja utvecklingsarbetet inom arkiv- och dokumenthantering.

att i detta beakta bevarande, förvaltning och tillgängliggörande av arkivinformation samt därmed angränsande områden.

att genom publikationer och utbildningsverksamhet sprida kunskap om och utveckla medlemmarnas kompetens.

2§ Om medlemskap

Medlemskapet kan innehas av såväl fysisk som juridisk person, som ställer sig bakom föreningens ändamål och betalar medlemsavgiften.

Föreningen får ta ut olika medlemsavgifter för skilda medlemskategorier. Årsmötet fattar beslut om medlemsavgifternas storlek för följande kalenderår. Medlemsavgift gäller fram till årsskifte.

Vid årsmötet kan person som har förtjänstfullt främjat föreningens syfte utses till hedersledamot och hedersledamot är befriad från medlemsavgift.

Styrelsen kan utesluta medlem om det finns särskilda skäl. Den berörda kan begära att få saken prövad vid nästkommande årsmöte. Begäran ska ha inkommit till styrelsen senast två veckor före årsmötet.

3§ Årsmöte

Föreningens högsta beslutande organ är årsmötet.

Föreningen för arkiv och informationsförvaltning ska hålla ordinarie årsmöte före utgången av maj månad varje år. Styrelsen ska meddela medlemmarna åtta veckor innan årsmötet kommer att äga rum.

Senast sex veckor innan årsmötet ska eventuella förslag ha inkommit från medlem till styrelsen. Styrelsen yttrar sig över ev. förslag till årsmötet. Styrelsen ska senast fyra veckor i förväg skicka kallelse till ordinarie årsmöte inklusive yttrande över inkomna förslag till medlemmarna. Enklare inkomna förslag kan tas upp direkt på årsmötet om årsmötet så beslutar.

Extra årsmöte ska hållas när styrelsen finner det nödvändigt eller när minst tio procent av medlemmarna så begär. Kallelse till extra årsmöte skickas ut fyra veckor innan mötet. Extra årsmöte behandlar de ärenden som är anledning till att det extra årsmötet hålls. För extra årsmöte gäller i övrigt tillämpliga delar av de bestämmelser som avser ordinarie årsmöte.

Röstberättigad vid årsmötet är medlem som betalat årsavgift. Den som företräder juridisk person ska uppvisa en fullmakt.

Styrelseledamot har inte rösträtt i frågan om styrelsens ansvarsfrihet.

Årsmötesbeslut fattas genom acklamation eller handuppräckning om medlem begär det. Sluten omröstning ska företas vid personval om medlem så kräver.

Protokoll ska föras över årsmötets förhandlingar.
Vid årsmöte ska följande ärenden vara angivna på föredragningslistan:

1. Mötets öppnande.
2. Val av mötesordförande och sekreterare vid årsmötet.
3. Val av två justeringspersoner, som jämte ordförande ska justera årsmötets protokoll.
4. Frågan om mötets behöriga utlysande samt justering av röstlängd
5. Fastställande av föredragningslista
6. Styrelsens verksamhetsberättelse (inklusive stipendiefonden)
7. Revisorernas berättelse för det senaste kalenderåret.
8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
9. Val av föreningens ordförande.
10. Val av övriga styrelseledamöter.
11. Val av revisorer och revisorssuppleanter.
12. Val av valberedning.
13. Fastställande av följande års medlemsavgifter.
14. Styrelsens förslag på verksamhetsinriktning och budget för kommande år
15. Eventuella förslag från styrelsen eller medlemmarna.
16. Övriga frågor.
17. Mötets avslutande.

4§ Om valberedning

Årsmötet utser valberedning bestående av tre ledamöter, varav en sammankallande, för två år.

Valberedningens förslag ska vara tillgängligt för medlemmarna senast två veckor före årsmötet. Valberedningen får inte bestå av ledamöter i föreningens styrelse.

5§ Föreningens styrelse

Styrelsen har sitt säte i Stockholm. Årsmötet väljer ordförande med en mandatperiod på ett år, övriga styrelseledamöter på två år. Årsmötet har rätt att göra fyllnadsval till styrelsen.
Styrelsen ska bestå av ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör, samt därutöver minst 6 ledamöter och högst 16 ledamöter.

Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör.
Styrelsen utser de arbetsgrupper, arbetsutskott och nätverk som den finner nödvändiga.

Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening de flesta förenar sig om. Vid lika röstantal har sittande ordförande utslagsröst.

Över styrelsens och arbetsutskottens sammanträden ska föras protokoll, varav besluten framgår.

6§ Ekonomisk förvaltning och revision

Årsmötet väljer två revisorer och två revisorssuppleanter för ett år. Revisorerna ska granska föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning, samt avge berättelse över granskningen. Räkenskapsår är kalenderår.

Styrelsen ska senast en månad före årsmötet till revisorerna överlämna verksamhetsberättelse, bokslut för föregående år och övriga för revisorerna nödvändiga dokument. Revisorernas berättelse ska vara avgiven senast en vecka före årsmötet.

7§ Stadgeändringar och upplösning

För ändring av dessa stadgar, eller för upplösning av Föreningen för arkiv och informationsförvaltning, krävs beslut på två av varandra följande årsmöten, varav ett ska vara ordinarie. Minst en månad ska avlöpa mellan mötena. Förslaget ska delges medlemmarna samtidigt med kallelsen till extra och ordinarie årsmöte.

Om Föreningen upplöses ska dess tillgångar, sedan samtliga skulder betalats, fonderas och användas för något med föreningen besläktat ändamål. Arkivet överlämnas till Riksarkivet.